当发货人委托货运公司进行货物托运时，需填写货物订舱委托书预订舱位。发货人依据贸易合同与信用证条款填制委托书，船公司或货代结合自身船舶航线、装货港、目的港、船期和舱位等情况预订船期与舱位，之后会传真或电邮付货通知单给发货人，以便其安排拖车运输货物到指定地点。在实际贸易中，船公司或货代发出正式的付货通知单给发货人，发货人验货后将其传真给拖车行用于制定运输单据。