外贸跟单员要经常跟进工厂订单的生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交费，如可以则准备向货代订舱，同时安排验货人员验货。验货合格后，跟单员要向货代订舱，并在规定的日期内安排出货。这一阶段的工作事项很多，为使货物顺利地在合同规定的交货期前交运，外贸业务人员要跟踪好每个生产、交货环节。

一、给客户发送发货装箱资料单

外贸跟单员应提前通知客户出货信息。外贸业务人员应制作“发货装箱资料单"并发送给客户，通知客户此单产品可以出货。

一般而言，客户接到发货装箱资料单后，会通知出货日期、方式。

二、开具出货通知单

一般情况下， 外贸企业只有在得到客户确认的书面文件之后才可以出货。客户在接到发货装箱资料单后，一般会通知出货的日期、方式，外贸业务人员如果有任何疑问，一定要询问清楚，外贸跟单员接到客户的通知后，即可开具出货通知单、出厂申请单等票据，并联系运输公司。

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