跟客户约好会面的时间和地点后，为确保谈判圆满成功，业务员需要做一些前期准备工作。

首先，写派车申请。在申请中写明接客户的具体时间、地点，最好提前让客户提供一张自己的照片，以免发生接错人的乌龙事件。

其次，做迎接牌。去机场或车站接客户的时候，最好做一个迎接牌。迎接牌的内容包括自己公司的名称和L0GO（公司标识），以及“Welcome ××（客户名字）”即可。

最后，其他必要准备也不可忽视。客户来公司参观的时候，除了准备好茶点、咖啡之外，根据客户情况准备产品目录和样品也是必要的，以便客户更全面地了解公司。

至于公司门口的迎接标语、业务部门列队欢迎等仪式上的准备，可以有，也可以没有。根据过往接待客户的经验，国外的合作者都比较随性，不太在意这些仪式类的东西。

不过，公司内外一定要千净、整洁，尤其是生产车间，要布局合理、分工明确。

迎接客户的时候，建议业务员随行，并且可以在车上放一本产品彩页，但是客户上车之后，最好不要急于谈论订单。

业务员最好先主动跟客户寒喧几句，以拉近彼此的距离，以下几个话题，可以作为备选切入点：“这是你第几次来中国？”“你最喜欢中国的哪个城市？”“你最喜欢中国的哪个明星？”“你喜欢吃中国菜吗？哪个菜系是你的最爱？”等。每个问题都可以引申出不少其他问题，让业务员和客户快速熟悉起来。接客户去公司的路上，是与客户拉近距离的最佳时机，业务员千万不要沉默不语或者过分紧张、不安。

到了公司，正式谈判开始之前，业务员应该先安排客户休息片刻，给客户泡一杯茶或者冲一杯咖啡，让他翻看一下摆在桌上的产品彩页和样品，消除客户对环境的陌生感。

这是一个循序渐进的过程，不要一见面就直入主题。

把所有进入面谈环节的客户分为两类，一类是有明确目标产品的，另一类是暂时没有明确目标产品但有合作意向的。不管是哪一类客户，产品的价格和质量，都是他们来访时最关注的两个方面。

对于询问过具体产品的客户，一般在与客户确定来访日期之前，就已经对客户的需求有了一定的了解。

在这种情况下，除了根据客户的需求给出一个完整的报价方案外，还会针对价格和质量的不同，准备两个预备方案，以便给客户提供更多选择。这里，建议业务员们提前根据客户的需求准备一个样品，以便在谈判中直接展示给客户。如果做样品的时间不够，至少要有一个类似的产品供客户参考，实物永远比写满各种数据的报价方案更真实可靠。

用灯具举例，比如客户想要的产品是DMX硬灯条，该产品的常规状态是一米48灯，客户却要求一米60灯，在一米60灯的产品需要开板定制，做样时间长且需要收取开板费的情况下，客户来访时，就可以提供一米48灯的样品，并分别提供这两款产品的报价，以供客户参考。在客户离开时，业务员可以视情况免费让客户带走一个样品（需要考虑产品的货值）。

对于来访前并没有明确的产品需求，只有合作意向的客户，会通过与客户的沟通情况，大致判断他对价格和质量的要求，给他推荐几款在他所在的国家比较热销的产品，并做一份MOQ（最小起订量）报价单。

虽然这类客户没有提出明确的需求，但如果业务员真的什么材料都不准备，就显得对客户很不重视，也让客户的来访失去了意义。

就算客户在来访时没有明确目标，也不可随意敷衍，当下不下单，不代表以后不会下单，业务员要做好充分的准备去迎接每一位客户，把该提供的资料提供到位，得到订单只是早晚的事。

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